Diyetisyenler; beslenme danışmanlığı süreçlerinde danışanlarına ait kimlik bilgileri, iletişim verileri, seans notları ve çoğu zaman sağlıkla ilişkili özel nitelikli verilerle çalışır. Bu nedenle kullanılan yazılım altyapısının güvenli olması tek başına yeterli değildir; aynı zamanda yasal yükümlülükleri karşılaması gerekir.
Eğer bir diyetisyen danışan yönetim yazılımı kullanmayı planlıyorsanız, seçim kriterlerinizin ilk sıralarında KVKK uyumu yer almalıdır. Çünkü verinin nasıl toplandığı, nerede saklandığı ve kimlerin erişebildiği, doğrudan sorumluluk alanınıza girer.
KVKK Nedir? Diyetisyenler İçin Ne Anlama Gelir?
KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu), kişisel verilerin işlenmesi sırasında uyulması gereken ilke ve yükümlülükleri belirleyen yasal çerçevedir. Diyetisyenler açısından KVKK; danışana ait verilerin yalnızca gerekli ölçüde toplanması, belirli amaçlarla işlenmesi, güvenli şekilde saklanması ve gerektiğinde imha edilmesi anlamına gelir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri ve Seans Notları
Beslenme danışmanlığı süreçlerinde tutulan notlar ve danışanla ilgili değerlendirmeler, çoğu zaman sağlıkla ilişkili bilgiler içerebilir. Bu tür veriler “özel nitelikli kişisel veri” kapsamına girebilir ve daha sıkı güvenlik tedbirleri gerektirir. Bu sebeple seans notlarını dijital ortamda tutarken kullanılan altyapı sıradan bir not uygulaması değil, diyetisyenlere özel kurgulanmış güvenli bir sistem olmalıdır.
KVKK Uyumlu Bir Diyetisyen Yazılımı Neden Kritik?
KVKK uyumluluğu, yalnızca “formalite” değildir. Danışan güvenini korur, klinik işleyişinizi profesyonelleştirir ve olası veri ihlallerinde oluşabilecek riskleri azaltır. Özellikle dijitalleşmenin arttığı dönemlerde, danışanlar da verilerinin nasıl korunduğunu daha fazla sorgulamaktadır.
- Etik sorumluluk: Danışan gizliliği, danışmanlık ilişkisinin temelidir.
- Yasal sorumluluk: Veri işleyen taraf olarak belirli yükümlülükler doğabilir.
- İtibar yönetimi: Veri ihlalleri güven kaybına ve itibar zedelenmesine yol açabilir.
- Operasyonel düzen: Yetkilendirme ve kayıt sistemleri süreçleri standartlaştırır.
KVKK Uyumlu Diyetisyen Yazılımında Olması Gereken Özellikler
KVKK uyumlu bir yazılım seçerken yalnızca “KVKK uyumlu” ifadesine güvenmek yerine, aşağıdaki özelliklerin gerçekten mevcut olduğundan emin olun. Bu kriterler, pratikte güvenliği ve uyumu belirler.
1) Yetkilendirme ve Erişim Kontrolü
Sisteme erişen her kullanıcı aynı yetkilere sahip olmamalıdır. Örneğin klinikte sekreterlik rolü yalnızca randevu yönetebilmeli, seans notlarına erişememelidir. Bu tür rol bazlı erişim kontrolü, danışan gizliliğini korur.
2) Şifreli Veri Saklama ve Güvenli İletişim
Danışan verileri saklanırken şifreleme (encryption) kullanılmalı; sisteme giriş ve veri transferleri güvenli protokoller üzerinden yapılmalıdır. Bu konuyu daha geniş çerçevede ele aldığımız diyetisyenler için veri güvenliği yazımıza da göz atabilirsiniz.
3) Log Kayıtları ve İzlenebilirlik
KVKK açısından erişimlerin kayıt altına alınması önemlidir. “Kim, ne zaman, hangi veriye erişti?” sorusuna sistem içinden yanıt alınabilmesi; olası bir şüpheli durumda hızlı aksiyon alınmasını sağlar.
4) Veri Yedekleme ve İş Sürekliliği
Veri kaybı da bir güvenlik problemidir. Güvenli yedekleme politikaları; cihaz arızası, hata veya benzeri durumlarda danışan kayıtlarının kaybolmasını önler. Bulut tabanlı yapıların avantajlarını anlattığımız bulut tabanlı diyetisyen yazılımları içeriğimiz bu noktada yardımcı olacaktır.
5) Veri Minimizasyonu ve Amaçla Sınırlılık
Sistem, gereksiz veri toplamaya teşvik etmemeli; danışan kaydı sırasında yalnızca gerekli alanları ön plana çıkarmalıdır. Amaçla sınırlılık ilkesi, hem uyum hem de pratik kullanım açısından önemlidir.
KVKK Uyumunu Güçlendiren Operasyonel Uygulamalar
Yazılım altyapısı kadar süreç yönetimi de önemlidir. KVKK uyumunu destekleyen bazı operasyonel uygulamalar:
- Güçlü parola politikası ve düzenli parola güncelleme
- Çok faktörlü doğrulama (varsa) kullanımı
- Yetkilerin düzenli aralıklarla gözden geçirilmesi
- Eski danışan verileri için saklama ve imha planı
- Danışan aydınlatma metni / bilgilendirme süreçlerinin netleştirilmesi
KVKK Uyumlu Yazılım Seçerken Pratik Kontrol Listesi
Eğer farklı çözümleri karşılaştırıyorsanız, karar vermeden önce şu soruları sorun:
- Seans notları ve danışan verileri nerede saklanıyor?
- Rol bazlı yetkilendirme var mı?
- Erişim kayıtları (log) tutuluyor mu?
- Veri yedekleme nasıl yapılıyor?
- Mobil cihazlardan güvenli erişim sağlanabiliyor mu?
Yazılım seçim sürecini daha sistematik ele almak için diyetisyen yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli rehberimizi de incelemenizi öneririz.
KVKK Uyumu, Danışan Güveni ve Profesyonel İmaj
Danışanlar, danışmanlık ilişkisi içerisinde kendilerini güvende hissetmek ister. Verilerinin korunması, danışanın güven duygusunu doğrudan etkiler. Bu nedenle KVKK uyumlu bir sistem, yalnızca yasal gereklilikleri karşılamaz; aynı zamanda profesyonel imajınızı güçlendirir.
Danışan yönetiminin temel prensiplerini daha geniş çerçevede ele aldığımız diyetisyen danışan yönetim yazılımı nedir yazımız, KVKK uyumunu doğru bir altyapı üzerine oturtmak için iyi bir başlangıç noktasıdır.
